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Beschaffungsprozesse optimieren - Teil 3: "Maverick Buying"

Eigeninitiative der Mitarbeitenden wird in den meisten Betrieben gern gesehen. Doch was passiert, wenn Eigeninitiative so weit geht, dass Mitarbeitende auf Rechnung des Unternehmens, aber ohne Zustimmung der Einkaufsabteilung Betriebsmittel beschaffen? E handelt sich um keine Seltenheit, es besitzt sogar einen eigenen Titel: Maverick Buying.
Für uns Grund genug ein wenig genauer hinzusehen und uns mit den Typen, Folgen und Gründen von wildem Kaufverhalten zu beschäftigen – Heilmittel inklusive.

Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Ausprägungen von wildem Kaufverhalten:

Typ 1 – Die Beschaffung läuft komplett am Einkauf vorbei.
Typ 2 – Der Einkauf wird erst sehr spät einbezogen.
Typ 3 – Vorliegende Rahmenverträge werden schlicht nicht genutzt.

Wenn Mitarbeitende, in welcher Form auch immer, die Beschaffung selbst in die Hand nehmen, entstehen für Unternehmen eine Reihe von Problemen und Nachteilen.

In der Regel ist es so, dass den Angestellten nicht in vollem Umfang bewusst ist, wie groß der Schaden für den Einkauf und damit auch für ihren Arbeitgeber ist. Zu den häufigsten Gründen gehören:

Mangelnde Kommunikation/Transparenz über Prozesse und Rahmenverträge
Fehlendes Vertrauen in die Einkaufsabteilung
Mangelnde Geschwindigkeit bei dringendem Bedarf
Persönliche Präferenzen und Beziehungen zu anderen Herstellern
Falsche Einschätzung von Kompetenzen innerhalb des Unternehmens
Fehlende Betrachtung des Gesamtkontextes und der Gesamtkosten

Laut einer Studie der Unternehmensberatung Spring Procurement werden rund 34 Prozent an Waren und Dienstleistungen durch die verschiedenen Abteilungen bezogen, ohne die Einkaufsabteilung zu informieren. Die resultierenden Folgen durch Maverick Buying sind vielseitig und verursachen im Schnitt Mehrkosten von 15 Prozent !

Risiken:

Korruptionsgefahr
Mangelnde Transparenz über die gesamten Kosten eingekaufter Kostenarten
Unzureichend qualifizierte Lieferanten erhalten Aufträge
Erschwerung der Rechnungsprüfung, weil Bestelldaten fehlen
Beschaffungsprozesse werden nicht wie vorgeschrieben eingehalten
Folgekosten durch umstrittene Garantie- und Gewährleistungen
Fehlenden Angebotsvergleiche
Lieferantenskonti werden seltener in Anspruch genommen, da sich Prozesszeiten erhöhen
Erhöhung der Lieferantenanzahl führt zu geringen Volumenbündelungen

Das Heilmittel: Nutzerfreundliche digitale Beschaffungsprozesse

Zuallerletzt geht es vor allem darum, Beschaffungsprozesse auch technisch so einfach wie möglich zu gestalten – das geht am besten digital!
Ein Beschaffungs- oder auch Purchase to Pay-Prozess besteht klassischerweise aus fünf analogen Einzelschritten, die wiederum in weitere Teilprozesse aufgegliedert werden können: Beschaffungsantrag, Bestellung, Wareneingang, Rechnung und Bezahlvorgang.
Wenn dieser Prozess analog abläuft und nicht in seiner Gesamtheit betrachtet wird, entstehen an den jeweiligen Schnittstellen Stolperfallen für Unternehmen.