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Beschaffungsprozesse optimieren Teil 2:

Schon bei einem recht simplen Beschaffungsprozess sind verschiedenste Parteien in einem Unternehmen involviert – vom Angestellten als Bedarfsmelder, über den Vorgesetzen, über eine Fachabteilung bis hin zur Einkaufsabteilung. Entsprechend groß sind die Auswirkungen, wenn der Prozess an der ein oder anderen Stelle ruckelt. Es gibt viele gute Gründe, den Beschaffungsprozess zu optimieren, u.a.:

👉 Erhöhte Transparenz und Kontrolle in allen Bestellprozessen
👉 Bessere Konditionen und Einkaufspreise
👉 Sicherung von Skontoerträgen und Vermeidung von Mahngebühren
👉 Reduzierung von Prozesskosten
👉 Revisionssicherheit bei der Aufbewahrung von prozessbezogenen Dokumenten

Konkrete Umsetzung einer Optimierung im Einkauf:
den Anfang macht die Bedarfsanalyse
Strategy before Tactics. Always!
Bevor Du dich ohne klaren Fahrplan an einzelnen Problemen aufreibst, solltest Du dir die notwendige Zeit nehmen und Dir einen klaren Überblick über
Deine Beschaffungsprozesse verschaffen.
Ohne die richtigen Fragen ist es schwer, Fehler und Optimierungspotentiale zu identifizieren. Sprich mit Kolleg:innen. Sei selbstkritisch. Hinterfrage Prozesse, die „schon immer so waren“. Vergleiche Wunschvorstellungen mit dem realen Bedarf. Fragen, die du Dir stellen solltest, bevor du deinen Beschaffungsprozess optimierst, sind zum Beispiel:

Werden Waren im Unternehmen von verschiedenen Abteilungen/Mitarbeiter:innen bestellt oder ist ein Zentraleinkauf etabliert?
Gibt es im Unternehmen einheitliche Beschaffungsrichtlinien?
Ist ein Freigabeverfahren für Bestellungen im Unternehmen etabliert?
Gibt es im Unternehmen einen elektronischen Beschaffungsprozess?
Greifen die Mitarbeiter:innen auf Deine bewährten Lieferanten/Lieferantenportale und damit einhergehenden Konditionen zurück?
Hast du jederzeit die Übersicht über alle im Umlauf befindlichen Rechnungen?


In Beschaffungsprozesse optimieren Teil 3 gehen wir auf "Maverick Buying" ein.